Privacy en gebruiksvoorwaarden

Apics Flexjobs / Apics Works hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy voorwaarden willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Apics Flexjobs / Apics Works houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy voorwaarden;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren;

Als Apics Flexjobs / Apics Works zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy voorwaarden, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Welke persoonsgegevens we verwerken?

Bij Apics Flexjobs / Apics Works zijn er verschillende gegevensverwerkende processen. Om duidelijk te maken welke gegevens verwerkt worden in uw geval noemen we hieronder de verschillende processen waarbij ook de gegevenstype genoemd worden.

Bezoek aan onze website

Bezoekers van onze website kunnen formulieren invullen, hierbij wordt naam en e-mail adres gevraagd. Ook hebben gebruikers de optie om een telefoonnummer achter te laten. Naast door gebruiker zelf ingevulde gegevens verwerken we ook het IP adres van een bezoeker bij een contactverzoek.

Sollicitatieproces

Voor onze sollicitatie procedure maken we gebruik van persoonlijke gegevens. Omdat het doel van een sollicitatie een arbeidsrelatie is hebben we hiervoor veel gegevens nodig. We vragen tijdens de procedure steeds het minimaal noodzakelijke. Bij een sollicitatie slaan we de volgende gegevens op, volledige naam, telefoonnummer, e-mail, adres, postcode, plaats, land, kopie van paspoort of id bewijs, bankrekeninggegevens, geboortedatum, cv en relevant werkverleden.

Voor sommige functies en/of opdrachtgevers is een verklaring omtrent het gedrag (VOG) nodig. In dat geval zullen wij u vragen deze verklaring aan te leveren. Wij mogen een verklaring omtrent het gedrag niet delen met een opdrachtgever, maar zijn wel verantwoordelijk voor controle op juistheid.

Salarisverwerking

Voor het uitbetalen van salaris gebruiken we een aantal gegevens. Zo zijn we verplicht uw officiële woon/verblijfplaats te vermelden op een loonafrekening. Hiervoor gebruiken we u volledige naam, adres, postcode en woonplaats. Daarnaast worden geboortedatum en BSN nummer vermeldt. We maken het salaris over op uw bankrekeningnummer, hiervoor gebruiken we het door u doorgegeven IBAN nummer.

Facturatie

Voor facturatie gebruiken we de officiële bedrijfsnaam, adres, postcode en woonplaats. Facturen worden zoveel mogelijk via e-mail verzonden, hiervoor verwerken wij uw e-mail adres. Naast de gegevens van de opdrachtgever noemen wij op de factuur de naam van de uitzendkrachten.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• HelloFlex Group, salarisadministratie, sollicitatie en urenregistratiesysteem
• Parallax, planningssysteem
• MailChimp, e-mail berichtgeving en marketing
• Microsoft, e-mail faciliteiten
• Think4, IT dienstverlening

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Cookies

Cookies zijn kleine stukjes informatie die door uw browser worden opgeslagen op uw computer. Apics Flexjobs / Apics Works gebruikt cookies om u beter van dienst te kunnen zijn. Zij stellen ons in staat om informatie te verzamelen over het gebruik van onze diensten en deze te verbeteren en aan te passen aan de wensen van onze bezoekers. Onze cookies geven geen informatie met betrekking tot persoonsidentificatie.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen zonder verwerkers overeenkomst welke gevestigd zijn buiten de EU. Buiten de Europese Unie verwerken wij alleen jouw gegevens, als dat land een passend beschermingsniveau biedt voor uw gegevens, zoals het EU/US Privacy Shield.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Apics Flexjobs / Apics Works bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Onderstaand een overzicht van de belangrijkste bewaartermijnen.

• Sollicitatie op vacature, bewaartermijn is 30 dagen
• Kandidaatstelling op vacature, bewaartermijn is 1 jaar
• Contactgegevens achtergelaten via website, bewaartermijn is 1 jaar
• Salarisadministratie, wettelijke termijn van zeven jaar
• Financiële administratie, wettelijke termijn van zeven jaar

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
Alle personen die namens Apics Flexjobs / Apics Works van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen, waar mogelijk maken we gebruik van extra beveiligingsmaatregelen zoals meer-staps-verificatie
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze privacy voorwaarden nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op. Onze functionarissen gegevensbescherming zullen uw vraag in behandeling nemen. Dat kan eenvoudig via het onderstaande formulier of door direct contact op te nemen.